Thirrja publike Kovid19 përgjigje e shpejtë përmes "Dixhitalizimit të shërbimeve të qeverisjes vendore"

Qëllimi i thirrjes është digjitalizimi i përshpejtuar i shërbimeve të vetëqeverisjes lokale përmes zhvillimit të mjeteve/zgjidhjeve digjitale me qëllim që të përmirësojë cilësinë e shërbimeve në komunat e zgjedhura, duke lehtësuar pajtueshmërinë e masave për të parandaluar përhapjen e virusit dhe përshpejtimin e rimëkëmbjes ekonomike nga pasojat e pandemisë të KOVID 19.

Brenda thirrjes publike “Digjitalizimi i shërbimeve të vetëqeverisjes lokale” çdo aplikues ka mundësinë të paraqesë propozim për zgjidhjen për e-platformën. Duke prezantuar e-platformën, shfrytëzuesëve u mundësohet qasje elektronike deri tek shërbimet, është më lehtë të ndjekin rekomandimet për mbrojtje nga pandemia dhe siguron mënyrë më të shpejtë të komunikimit dhe realizimit/përpunimit/procesimit të kërkesave, pagesave, etj. E-platforma është zgjidhje që siguron qasje unike në shërbimet elektronike të ofruara aktualisht nga komuna, dhe gjithashtu paraqet platformë për komunikim me komunitetin në kohë reale.

Me qëllim për ta arritur implementimin e suksesshëm të shërbimit e-platformë, është e nevojshme që zgjidhjet e rradhës të definohen dhe të integrohen në mënyrë të thjeshtë:

1. Krijimi i sistemit elektronik për arkëtimin e taksave në komunë (tatimet dhe taksat parafiskale)

Kjo zgjidhje parashikon krijimin e sistemit (platformë) në të cilin qytetarët do munden të lajmërohen në mënyrë elektronike, për të marrë informacione për borxhet e tyre për lloje të ndryshme të tatimeve dhe taksave parafiskale për t’i paguar ato në çdo kohë dhe nga çdo vend me internet akses.

2. Krijimi i sistemit për pagesën elektronike të llogarive për ndërmarrjet publike

Ngjashëm si sistemi për pagesë elektronike të taksave për komunat, kjo zgjidhje parashikon krijimin e sistemit (platformës) përmes të cilit qytetarët do munden të paraqiten në mënyrë elektronike, të marrin njohuri në llogaritë e tyre dhe të njëjtat t’i paguajnë ato përmes sistemit.

3. Sistemi elektronik i vullnetarëve

Kjo zgjidhje parashikon krijimin e formës onlajn në të cilën do të paraqiten persona të interesuar të cilët dëshirojnë të ndihmojnë në përballimin e situatave të krizës. Këta vullnetarë do të ndihmonin në shpërndarjen e ushqimit dhe ilaçeve tek grupet e cenueshme të qytetarëve, si dhe në aktivitete tjera të cilët komunat i realizojnë gjatë kohës së pandemisë. Kur plotësoni formularin në internet, do të jetë e mundur të përcaktohet komuna në të cilën jetojnë vullnetarët dhe sipas asaj baza e të dhënave e vullnetarëve të paraqitur do të plotësohet automatikisht, e cila do të jetë në dispozicion të komunës me qëllim që të organizojë me kohë ndihmën vullnetare gjatë krizës vijuese të situatave. Qëllimi i sistemit është që të ndihmojë në mobilizimin e vullnetarëve në rast të situatave të krizës. Për shembull, gjatë përballjes me situatën e krizës, sistemi do të alarmojë deri tek vullnetarët se komuna ka nevojë për ndihmën e tyre (tregoni arsyen dhe numrin e vullnetarëve të nevojshëm). Sistemi duhet t’u mundësojë vullnetarëve të kthejnë informacione në lidhje me disponueshmërinë e tyre. Kur të plotësohet numri i kërkuar i vullnetarëve, pjesa tjetër do të njoftohet se nuk nevojiten burime shtesë.

4. Platformë online për forumin komunal

Forumi Komunal paraqet mjet për përfshirjen aktive të qytetarëve në procesin e vendimmarrjes në nivel komunal. Forumi i shërben komunës për të zhvilluar praktika transparente të vendimmarrjes me përfshirjen e qytetarëve, por për të zhvilluar ndjenjë përgjegjësie për shpenzimin e mjeteve komunale midis qytetarëve. Forumet organizohen për diskutim publik dhe arritjen e marrëveshjes së publikut lokal për përmbajtjen e buxhetit komunal, për prioritetet në dokumentet për zhvillim strategjik lokal, për identifikimin e problemeve dhe zgjidhjeve për çështje të caktuara nën kompetencat e vetëqeverisjes lokale, si dhe për zhvillimin, propozimin dhe zgjedhjen e projekteve me interes të komunitetit. Zgjidhja e propozuar për platformë online për forum komunal duhet t’u ofrojë qytetarëve mundësinë për të marrë pjesë aktive në punën e komunës pa pasur nevojë për prani fizike në forume të organizuara nga komunat. Kjo zgjidhje mund të realizohet përmes shfrytëzimit të platformave ekzistuese të komunikimit të konferencës si WebEx, Zoom, Google Meet, etj. ose për të krijuar platformë të re që do të shfrytëzohet posaçërisht për këtë qëllim.

Përshkrimi i shkurtër i kushteve teknike në dispozicion të komunave mundet ta shikoni në lidhjen e e mëposhtme.

Brenda platformës elektronike, secili aplikues duhet të ofrojë zgjidhje për të katër shërbimet e renditura më sipër, për implementim në pesë komunat e zgjedhura.

 Zgjidhjet duhet të lënë hapësirë në të ardhmen për t’u azhurnuar në përputhje me nevojat dhe mundësitë e komunave.

Kohëzgjatja e projektit mund të jetë deri në 30 ditë.

Projektet e propozuara duhet të rezultojnë në një zgjidhje/mjet digjital që në mënyrë inovative do të përfshijnë funksionalitetet e mësipërme në mënyrë që të sigurojnë shërbime efektive dhe efikase publike, transparencë, llogaridhënie dhe pjesëmarrje qytetare.

Për finacimin e projekteve nën këtë thirrje është siguruar buxhet i përgjithshëm prej 75,000 (shtatëdhjetë e pesë mijë) dollarë amerikane në kundërvlerë me denarë.

Fondi siguron financim до 100deri në 100% (njëqind përqind) të buxhetit total të projektit, në shumë maksimale prej 75,000 (shtatëdhjetë e pesë mijë) dollarë amerikane në vlerë denare për projekt,, со вклучени трошоци за надзор во износ од 10% од вкупниот оперативен буџет на проектот.

Metoda e pagesës së mjeteve për aplikuesit e përzgjedhur (shfrytëzuesit e Fondit) është: pagesa paradhënie, pas nënshkrimit të kontratës në shumën prej 50% të buxhetit total të projektit, dhe implementimi i mbetur 50% më i suksesshëm i zgjidhjes në komunat që posedojnë kushte teknike për implementimin e saj.

Shfrytëzuesi i mjeteve financiare është i detyruar të paraqesë raportin përfundimtar te Fondi në afat prej shtatëdhjetë ditë, pas skadimit të afatit për realizim të projektit, që nënkupton zhvillim dhe implementim të zgjidhjes.

Raporti për realizimin e zgjidhjeve dhe implementimin e tyre paraqitet nga Fakulteti i Shkencave të Informatikës dhe Inxhinierisë Kompjuterike në Universitetin “Shën Kirili dhe Metodij” në Shkup (FINKI), dhe në mënyrë që të përcaktohet nëse mjetet/zgjidhjet janë të realizuara dhe të implementuara me sukses në sistemet e komunave dhe dorëzohet në afat prej 7 ditësh, pas skadimit të afatit të realizimit të projektit.

Derisa nuk ka mjaft propozim-projekte cilësore ose nuk plotësohen kushtet për financim, Fondi mbanë të drejtën të mos ndajë mjete financiare.

Thirrja publike ka për synim ndërmarrjet që mund të ofrojnë zgjidhje inovative/ose të avancuara teknologjikisht më vete, ose në bashkëpunim me institucionin që kryen arsim të lartë, respektivisht veprimtari kërkimoro-shkencorë, ndërmarrje tjetër, dhe/ose shoqatë.

Aplikuesi duhet të jetë person juridik që plotëson kushtet e mëposhtme:

• Të jetë një shoqëri tregtare e themeluar në përputhje me Ligjin e Shoqërive Tregtare dhe e regjistruar në Regjistrin Qendror të Republikës së Maqedonisë së Veriut;
• Kundër tij të mos jetë e ngritur asnjë procedurë falimentimi ose procedurë likuidimi.
• Të ketë shlyer detyrimet e duhura në bazë të detyrave dhe kontributeve publike;
• Kundër tij të mos jetë filluar procedurë e shumës për ekzekutim me forcë të pretendimeve monetare të prapambetura;
• Për të përmbushur kushtet e Ligjit për Kontrollin e Ndihmës Shtetërore dhe Dekretin për kushtet dhe procedurën për ndarjen e ndihmës së vogël (de minimis), respektivisht:
• Të mos keni grumbulluar më shumë se 200,000.00 (dyqind mijë) euro ndihmë të vogël për periudhë prej tre viteve fiskale, të përfshirë edhe shumën e kërkuar nga mjetet e fondit në përputhje me Ligjin e Kontrollit të Ndihmës Shtetërore dhe Dekretin për Kushtet dhe Procedurën e Ndarjes së Ndihmës me Rëndësi Minimale (de minimis);
• Të mos keni grumbulluar më shumë se 100,000.00 (njëqind mijë) euro ndihmë të vogël për periudhë prej tre viteve fiskale, të përfshirë edhe shumën e kërkuar nga mjetet e Fondit, nëse ndërrmarrja është aktive në sektorin për trafikun rrugor, në përputhje me Ligjin për Kontrollin e Ndihmës Shtetërore dhe Dekretin për kushtet dhe procedurën e ndarjes së ndihmës së vogël (de minimis);
• Të mos jetë në vështirësi (ndërmarrja në vështirësi është ndërmarrje që nuk është në mundësi të përmbushë detyrimet e saja nga resurset e saj ose me mjete që mund të marrë nga pronari/aksionarët ose kreditorët e saj për t’i ndërprerë humbjet, të cilat pa ndërhyrje të jashtme nga ofruesit e ndihmave sigurisht që do të çojnë deri në ndërprerjen afatshkurtër dhe afatgjatë të punës së ndërmarrjes) dhe
• Të mos merren me prodhimin e qymyrit.

Aktivitetet e parashikuara në propozim-projektin duhet të korrespondojnë me fazat e hulumtimit dhe zhvillimit, d.m.th avancimin e teknologjisë në një model funksional dhe të zbatueshëm në rrethana reale.

Aktivitetet mund të përfshijnë:

• Zhvillimin e zgjidhjes dhe aktivitetet për testim
• Analizë të rregullores (duke identifikuar nevojën për ndryshim/shtesë)
• Komunikimin me pjesëmarrësit potencial
• Furnizimin ose përpunimin e pajisjeve specifike dhe mjeteve të TIK-ut në lidhje me realizimin e projektit
• Trajnimin e punonjësve të komunës
• Funksionalitetin e zgjidhjes

Lista e mësipërme e aktiviteteve nuk është kufizuese.

Shpenzimet e parashikuara në buxhetin e projektit për furnizimin e pajisjeve dhe burimeve për hulumtim, zhvillim dhe implementim duhet të korrespondojnë me aktivitetet e parashikuara në aplikimin e projektit.

Shpenzimet e përshtatshme për financim: се:

• Pagat bruto për punonjësit te shfrytëzuesit që do të angazhohen në project. Shumat e pagës bruto duhet të korrespondojë me praktikat e vendosura të shfrytëzuesit para fillimit të projektit;
• Pajisjet dhe materialet e harxhuara (për zhvillim, implementim, integrim, etj.)
• Shpenzimet për mbështetje teknike/ekspertizë (shërbime kontraktuale për zhvillim, testim, implementim, etj.);
• Shpenzime të tjera operative që lidhen drejtpërdrejt me realizimin e projektit

Shpenzimet e mbikëqyrjes që do të zbatohen nga Fakulteti i Shkencave të Informatikës dhe Inxhinierisë Kompjuterike në Universitetin “Shën Kirili dhe Metodi” – Shkup si zë i detyrueshëm në buxhetin e projektit janë në shumën prej 10% (dhjetë përqind) të buxhetit total operativ të projektit.

Vetëm shpenzimet e bëra gjatë kohës së projektit në përputhje me buxhetin e miratuar të projektit dhe të realizuara deri në fund të projektit janë të pranueshme për financim.

Shpenzimet e papranueshme për financim:

• Shtesa pagash;
• Shpenzimet për furnizimin e mallrave, shërbimeve dhe punëve nga ndërmarrjet publike vendore;
• Shpenzimet e interesit ose borxhit në cilën do anë;
• Shpenzimet dhe provizionet për humbjet ose borxhet e kaluara dhe të mundshme në të ardhmen;
• Humbjet e kursit të këmbimit dhe gjobat;
• Shpenzimet për ushqim dhe hotelieri;
• Shpenzimet për rekrutim të stafit (shpenzimet për botimin e reklamave, provizionet nga agjencitë për punësim, shpenzimet në lidhje me përzgjedhjen e kandidatëve, etj) dhe shpenzimet për zhvendosje;
• Pagesat në para nga llogaria e caktuar për projektin;
• Shpenzimet për shërbimet e konsulentëve të siguruara nga ana e pronarit/ëve të Shfrytëzuesit;
• Shpenzimet e shërbimeve të konsulentëve të siguruara nga persona të punësuar tek Shfrytëzuesi;
• Marrja me qira e lokaleve të biznesit nga një qiradhënës i cili merr pjesë në aktivitetet e projektit ose është person i lidhur me Shfrytëzuesin;
• Shpenzimet për realizimin e aktiviteteve që më parë ishin të financuara nga burime tjera;
• Furnizimi i pajisjeve të përdorura; dhe
• Tatimi mbi vlerën e shtuar (TVSH) për furnizimet e shfrytëzuesëve të pranueshme për financim.

Fondi mbanë të drejtën për të negociuar me aplikuesit të cilëve do t’u ndahen mjete financiare në lidhje me definimin e aktiviteteve të projektit dhe buxhetit në bazë të rekomandimeve të marra nga Komisioni i Vlerësimit dhe Zgjedhjes (në tekstin vijues: Komisioni), para nënshkrimit të Marrëveshjes për ndarjen e mjeteve financiare.

Nëse projekti bazohet në të drejtat ekzistuese të pronës intelektuale, Shfrytëzuesi është i detyruar, para nënshkrimit të Marrëveshjes për ndarje të mjeteve financiare, të paraqesë prova për të drejtën e shfrytëzimit të pronës intelektuale në llojin e një marrëveshjeje licencimi, marrëveshje kontributi „in-kind“ ose lloj tjetër të marrëveshjes e cila konfirmon që Shfrytëzuesi ka të drejtë të shfrytëzojë pronën intelektuale në të cilën bazohet projekti.

Fondi nuk është përgjegjës për mosmarrëveshjet në lidhje me të drejtat e pronësisë intelektuale midis Shfryzëzuesit të mjeteve financiare dhe palëve të treta.

Të gjitha të drejtat dhe njohuritë e pronës intelektuale “know-how” që do të krijohen gjatë implementimit të Projektit dhe/ose si rezultat i zbatimit të Projektit i përkasin Shfrytëzuesit, dhe nëse është e pranueshme, Shfrytëzuesi duhet t’i mbrojë të drejtat e pronësisë intelektuale.

Shfrytëzuesi i mjeteve financiare duhet që mjetet/zgjidhjet që janë rezultat i zbatimit të projektit për të cilin janë ndarë mjete financiare, dhe/ose të drejtat e pronës intelektuale që përfundimisht do të ishin rezultat i projektit, të jenë të disponueshme plotësisht dhe falas për të gjitha njësitë të vetëqeverisjes lokale në Republikën e Maqedonisë së Veriut pa ndonjë kompensim shtesë ose pagesa të mjeteve shtesë përveç atyre që janë të paguara në bazë të Marrëveshjes për ndarjen e mjeteve financiare.

Shfrytëzuesi i mjeteve financiare duhet që mjetet/zgjidhjet që janë rezultat i zbatimit të projektit në përputhje me Marrëveshjen për ndarjen e mjeteve financiare të implementohen në pesë komuna pa ndonjë kompensim shtesë ose pagesa të mjeteve shtesë përveç atyre që janë të paguara nën Marrëveshjen.

Vlerësimi, përzgjedhja dhe marrja e vendimit përfundimtar për zgjedhjen dhe ndarjen e mjeteve financiare për shfrytëzuesit/et kryhet nga ana e Komisionit për Vlerësim dhe Zgjedhjes (Komisioni).

Vlerësimi i projektit përbëhet nga disa hapa:

• Verifikimi administrativ i aplikimeve (nëse aplikimi është i plotë dhe në përputhje me kushtet e pranueshmërisë të përmendura në thirrjen publike)
• Vlerësimi i parë i propozim-projektit (parapërzgjedhja)
• Vlerësimi i parë i propozim-projektit (parapërzgjedhja)
• Përzgjedhja e propozim-projekteve më të mira 
• Nënshkrimi i kontratave

Çdo propozim-projekt vlerësohet nga Komisioni, i cili përbëhet nga:

• Një (1) përfaqësues nga një nga pesë komunat
• Një (1) përfaqësues i UNDP-së
• Një (1) përfaqësues i FIZHT
• Tre (3) ekspertë të jashtëm në fushën e digjitalizimit/ekspert i TIK-ut, nga të cilët të paktën një përfaqësues nga komuna shfrytëzuese dhe të paktën një përfaqësues i UKIM – FINKI

Komisioni punon në bazë të Rregullores së Procedurës së Komisionit të Vlerësimit dhe përzgjedhjes, të cilat miratohen në mbledhjen e parë të Komisionit.

Me kërkesë të anëtarëve të Komisionit, Fondi mund të angazhojë ekspertë të cilët do të japin mendim ekspertësh për aplikime të caktuara, të përshtatshme për fushën e ekspertizës së tyre. Në rast të tillë, mendimi i ekspertit do të merret parasysh nga anëtarët e Komisionit gjatë vlerësimit të aplikacionit.

Kriteret kryesore për evoluimin e projekteve dhe ndarjen e mjeteve përmes këtij Instrumenti janë:

• Avancimi teknologjik dhe shkalla e digjitalizimit;
• Cilësia e projektit;
• Kapaciteti i ekipit të projektit;
• Ndikimi

Kriteret dhe nënkriteret kryesore për evoluimin e projekteve janë dhënë në formularin Tabela për evoluim.

Përparësi në vlerësim do t’u jepen aplikuesve të cilët do të tregojnë se kanë përvojë në implementimin e projekteve të njëjta ose të ngjashme, respektivisht në zhvillimin e zgjidhjeve digjitale në lidhje me pagesat në internet.

Fondi mbanë të drejtën për të negociuar me aplikuesit në lidhje me definimin e aktiviteteve të projektit dhe buxhetit në bazë të rekomandimeve të marra nga Komisioni i Vlerësimit dhe Zgjedhjes, para nënshkrimit të Marrëveshjes për ndarjen e mjeteve financiare.

Fondi mbanë të drejtën të mos ndajë mjetet financiare nëse nuk ka mjaft cilësi të propozim-projekteve ose nuk plotësohen kushtet për ndarjen e mjeteve financiare në përputhje me kushtet e cekura në Thirrjen Publike.

Kur aplikoni, duhet të dorëzohen dokumentet e mëposhtme:

• Dokumentacioni i projektit (i cili i përmban formularet për propozim-projektin, i disponueshëm përmes faqes së internetit të Fondit dhe e cila duhet të nënshkruhet nga një përfaqësues i autorizuar i aplikuesit dhe i shtypur):
• formular i aplikimit për projektin i plotësuar mjeshtërisht
• formular I buxhetit për projektin i plotësuar mjeshtërisht
• deklarata e Aplikuesit për pranimin e kushteve të Fondit;
• deklarata e noterizuar për pronësinë – struktura themeluese e aplikuesit dhe
• Biografitë e shkurtëra të personave kryesor të angazhuar në projekt (për maksimum pesë persona)

I gjithë dokumentacioni duhet të dorëzohet në gjuhën maqedonase. Dokumentacioni i projektit duhet të dorëzohet në formularët e përgatitura nga ana e Fondit.

Dokumentacioni i projektit së bashku me biografitë e shkurtra që do të bashkëngjiten në formularin e aplikimit, në dispozicion në lidhjen e mëposhtme: www.fitr.mk/digitalizacija duke klikuar në butonin “Apliko”.

Afati i fundit për të aplikuar në thirrjen publike është deri më 15.10.2020, deri në 14:00.

Për financim do të merren parasysh vetëm ato propzim-projekte që janë dorëzuar në mënyrën e mësipërme dhe brenda afatit të caktuar

Rregullat dhe procedurat për zbatimin, vijimi dhe mbikëqyrja e projektit përcaktohen në Marrëveshjen për ndarjen e mjeteve financiare që lidhet midis Fondit dhe aplikuesit-shfrytëzuesit të mjeteve të siguruara mbrenda kësaj thirrje publike.

Образецот на Договор за доделување на финансиски средства во рамките на овој јавен повик е достапен на следниот e mëposhtme.

Për të gjitha informacionet shtesë ju mund:

• na shkruani në adresën e postës elektronike: digitalizacija@fitr.mk
• për të thirrur në numrin e telefonit: 02 3145 258

Në mënyrë që t’ju ndihmojë në përgatitjen e propozim-projekteve, Fondi do të organizojë informacione-ngjarje dhe takime konsultuese gjatë thirrjes. Informacionet në lidhje me këto aktivitete do të publikohen në kohën e duhur në faqen e internetit të Fondit dhe në profilin tonë në Facebook.

Дали проектот предвидува можност за конзорциум односно партнерство со други претпријатија/инситуции со цел изработка и имплементација на решението?

Да. Предвидена е можноста за ангажирање на други правни и/или физички лица преку склучување на поддоговор за соработка. Овој вид на трошок може да се предвиди во буџетот на проектот во буџетска ставка „III. Tрошоци за техничка поддршка/експертиза (договорни услуги за развој, тестирање, имплементација и сл.)“.

Дали е предвидено да има предефиниран формат и начин во кој би се правела размена на податоците со финансовите и даночните системи на општините? Дали може да се добие листа на даночни и финансови системи кои се користат во секоја општина, со оглед на тоа дека во документот за Технички услови со кои поседуваат општините ова воопшто не е специфицирано за одредени општини?

Општините поседуваат бази на финансова и даночна евиденција, истите ќе бидат споделени со одбраниот апликант. За оние општини кои имаат споделено технички спецификации за нивните системи, кои имаат можност за структурирана размена на податоци, ќе се работи со дадените. За оние општини кои немаат соодветен систем или немаат интерфејс за размена на податоци на системот, се очекува избраниот апликант во новата платформа да се развие генерички интерфејс за размена на податоци во структуриран формат, на кој интерфејс во иднина општините ќе може да се прилагодат со нивните постојни или нови системи и ќе можат да консумираат и даваат податоци.

Како ќе биде решено хостирањето на веб модулите на понуденото решение кои ќе бидат неизбежни за реализирање на електронска наплата? Дали секоја општина ќе хостира своја инстанца на решението или се планира едно решение на кое ќе се поврзуваат сите општини и кое ќе се хостира на посебен/заеднички сервер?

Апликантот, согласно сопствениот предлог, може да достави 2 опции:

Опција 1: Секоја општина да има поединечна сопственост и ќе хостира своја инстанца на свои сервери или на облак

Опција 2: Ќе постои заеднички сервер или заеднички облак за сите општини и ќе се хостира една заедничка инстанца на заеднички сервер.

Како е планирано да се постави инфраструктурата за процесирање на електронски плаќања? Дали секоја општина ќе треба да склучи посебен договор со компанија/банка која дава вакви услуги? Дали е оставена можност секоја општина да може да одбере потенцијално различна компанија/банка за процесинг што би повлекло и имплементација на различни технички решенија?

Апликантот треба да достави предлог решение кое ќе биде најоптимално, најекономично и наједноставно за користење од страна на општината/општините.

Дали може да се даде попрецизно објаснување што се очекува да се направи во рок од 30 дена, рок кој е наведен како период за реализација на целокупните проектни активности? Со оглед на тоа дека се работи за развој и/или прилагодување на 4 различни софтверски компоненти во 5 различни општини кои имаат различни технички капацитети и потенцијална интеграција на повеќе екстерни сервиси (компании/банки за процесирање на електронски трансакции) зададениот рок е исклучително ризичен.

Во рокот од 30 дена решението треба да се реализира и имплементира во селектрираните општини согласно техничките услови и можности на општините.

Каков софтвер за сметководство и даноци користат општините?

Согласно документот кој е доставен како прилог на јавниот повик „Технички услови во општините:Спецификација на ИТ опрема“, општините располагаат со:

Општина Куманово: За даноци: АЗАРО, а за сметководство:ЕДУСОФТ

Општина Прилеп: За даноци: ЛТАС, а за сметководство: ЕДУСОФТ

Општина Боговиње: За даноци: ЛТАС, а за сметководство: ЕДУСОФТ и Компакт

Општина Свети Николе: За даноци: ЛТАС, а за сметководство: ЕДУСОФТ

Општина Центар Жупа: За даноци: Аспект, а за сметководство: ЕДУСОФТ

На кои е-платформи се мисли кога се вели „Идеално, понуденото решение би можело да се искористи и вгради во постоечки е-платформи„?

Доколку компанијата веќе има развиено решение односно постоечка е-платформа,  може да направи адаптација со цел да се прилагоди истата на условите на повикот, наместо да се развива сосема ново решение односно е-платформа.  

Дали како решение е потребно да се изработи и мобилна апликација или само платформа достапна преку интернет?

Не е задолжително да има мобилна апликација, доволно е да има респонсивна веб страна.

За четвртата компонента – форуми во заедницата, може да се користат постоечки апликации/алатки. Дали тоа значи дека за другите компоненти не може да се користат постоечки решенија?

За сите четири сегменти на е-платформата можат да се искористат постоечки решенија кои треба да се доразвијат и прилагодат согласно условите на повикот.

Како еден од условите кои апликантот треба да ги исполнува е следниот услов: „Да нема акумулирано повеќе од 200.000,00 (двесте илјади) евра помош од мало значење за период од три фискални години, вклучувајќи го и побараниот износ на средства од Фондот согласно Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis)“.

На што точно се мисли?

Во случај претпријатието апликант во претходните три години да користел државна помош од мало значење согласно Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis), износот на искористена помош, вклучително и побараниот износ на средства од Фондот не треба да надминуваат 200.000,00 (двесте илјади) евра.

„Износите на бруто плати треба да соодветствуваат на воспоставените практики на корисникот пред почетокот на проектот“ – Дали ова ги опфаќа и хонорарците и како тоа се докажува?

Хонорарците односно надворешно ангажираните лица преку договор на дело не влегуваат во ставката за бруто плати. Во таа ставка се предвидува трошок за бруто плата само за лицата кои се или ќе бидат вработени кај апликантот.

Во случај на ангажман на надворешни лица тој трошок треба да се предвиди во буџетската ставка „III Трошоци за техничка поддршка/експертиза“ при што висината на трошокот треба да одговара на пазарните услови.

Дали, доколку се аплицира како конзорциум, при аплицирањето потребно е да се приложи и Договорот за конзорциум?

Не треба да се прави договор за конзорциум. Можноста за партнерство со други правни и/или физички лица е предвидена преку склучување на поддоговор за соработка. Овој вид на трошок може да се предвиди во буџетот на проектот во буџетска ставка „III. Tрошоци за техничка поддршка/експертиза (договорни услуги за развој, тестирање, имплементација и сл.)“. Договорот за соработка може да се приложи кон останатите документи.

Дали, доколку се аплицира како конзорциум, сите компании треба да достават потпишани Изјави (Изјава за прифаќање на условите од ФИТР и Изјава за сопственичка структура) или истите се доставуваат само од главниот апликант (носителот на проектот)?

Изјавите треба да се достават само од претпријатието апликант.

Со оглед на кусиот рок за реализација од само 30 дена, а имајќи во предвид дека многу важен критериум кој е наведен и во повикот и во табелата за евалуација е искуството кое најдобро се докажува со веќе изработени слични решенија, станува очигледно дека за да се постигне целта во овие временски рамки, решението не може да се развива од почеток, туку мора да адаптираме наши постоечки решенија кои активно ги продаваме на пазарот, а исто така и да користиме интерно развиени алатки и платформи кои ќе ги модифицираме согласно барањата во повикот. Тоа, во буџетска смисла значи дека трошоците што ќе ги направиме во тие 30 дена се неспоредливо помали од вредноста на веќе реализираното што го ставаме во функција и за кое сме правеле и натаму правиме развојни трошоци, но и ги валоризираме преку продажба на крајните корисници. Ова е важно, дотолку повеќе што со финализирањето на овој софтвер, според барањата во повикот треба да се откажеме од негова натамошна комерцијализација во единиците за локална самоуправа во смисла на продажба на кориснички лиценци за сѐ што е изработено со овој проект. Со тоа губиме идни приходи, но ги надоместуваме со еднократното плаќање на решението преку релативно солидниот планиран буџет. Меѓутоа, бидејќи основа на решението се гореспомнатите претходно интерно развиени, а не набавени апликации, алатки и платформи, бараме истите да се признаат како трошок во точката 2 од образецот за буџет: Опрема и потрошен материјал (за развој, имплементација, интеграција и слично). Сметаме дека е тоа фер пристап, задоволувачки за сите учесници во проектот. Ве молиме за Вашиот став во однос на барањето кое го изложивме.

Целта на јавниот повик е развој на решение, согласно спецификите и потребите опишани во апликацискиот пакет, а врз основа на анализата изработена од надворешна консултантска куќа. Во однос на самите рокови за реализација, истите се одредени од динамиките за реализација на средствата под кои подлежи финансискиот партнер (донатор) на повикот – УНДП.

Преку буџетот на проект не може да се покриваат трошоци кои апликантот ги  направил пред почеток на проектот. Датумот на почеток на проектот ќе биде дефиниран со самиот договор за доделување на средства.

Имајќи ги предвид условите за реализација на повикот, вклучително и обврската развиеното решение да биде достапно без надомест и за сите останати единици на локална самоуправа, а во контекст на Вашето прашање, на апликантите им стојат на располагање неколку можности. Во делот на искористување на постојни решенија (веќе развиени), како основа за измена, адаптација и/или надградба на новото решение на апликантот му е овозможено да предвиди соодветни трошоци за:

• набавка (откуп) на права за користење на веќе постојно решение (како основа за измена, адаптација и/или надградба) од друг правен субјект односно
• трошоци за користење на апликации, алатки и платформи (интерно развиени), а кои субјектот ги нуди на пазарот за одреден надомест за користење (пр. лиценца за користење на одреден модул за одреден клиент/број корисници, согласно воспоставена пракса при изработка и имплементација на вакви решенија). Притоа, овие трошоци треба да се предвидат како еднократен надомест.

како и

• трошоци за самата измена, адаптација и/или прилагодување на самото решение кон потребите на повикот (како трошоци за ангажман на вработени и/или надворешно ангажирани физички и/или правни лица).

Притоа, напоменуваме дека јавниот повик е насочен кон развој на ново и иновативно (подобрено), а не набавка на постојно решение, што подразбира дека трошоците за искористување на интерно или друг вид на постојно решение не треба да бидат доминантен дел во предложениот буџет. Исто така, напоменуваме дека предложените буџети ќе бидат дел од процесот на евалуација во рамки на критериумот за селекција на најдобро предлог решение.

Доколку самиот проект се базира на постојно решение и негов натамошен развој, во проектната апликација мора јасно да се наведе кое ниво на развој и караткеристики ги поседува постојното решение и кои карактеристики ќе се добијат со развојот на новото.

Од дискусијата на состанокот стана очигледно дека имплементацијата во опфатените општини ќе ги надмине предвидените 30 дена заради неколку набројани објективни причини: обезбедување ефективна соработка со провајдерите на локалните софтвери, регулирање на обврските на општините и ЈП поврзани со електронските плаќања, некаде можеби ќе треба да се набавува и хардвер, системски софтвер, па дури и апликативен софтвер, за што се потребни тендерски постапки итн. Во буџетот ние ќе ги предвидиме сите трошоци за имплементациските активности: комуникација со учесниците и системска анализа и дизајн, развој, кастомизации, инсталации и конфигурирања, спроведување на интероперабилноста, обуки и сл., меѓутоа не ни е јасно како ќе ги правдаме овие трошоци на крајот од проектот во рок од 30 дена, доколку тие се случат во периодот што следи по него.  Дали може да ни образложите или наведете кои ќе бидат инструментите и какви документи ќе се бараат за примопредавање на решението и за потврда на спроведените активности?

По истекот на рокот за имплементација и реализација на решението, односно по истек на 30-те дена, корисникот доставува завршен извештај кој се состои од финансиски дел и описен дел.

Во финансискиот дел се внесуваат сите податоци за реализирани набавки и направени трошоци во текот на траење на проектот при што се прави проверка дали се во согласност со одобрениот буџет и се проверуваат изводите од наменска сметка и фактурите/договорите и останатата придружна документација како доказ за направениот трошок.

Во описниот дел се образложуваат активностите реализирани во рокот и нивната усогласеност со листата на проектни активности наведени во проектната апликација.

Воедно, Извештајот за реализација на решението/ата и нивна имплементација се доставува од страна на Факултетот за информатички науки и компјутерско инженерство при Универзитетот „Св.Кирил и Методиј“ во Скопје (ФИНКИ), со цел да се утврди дали алатките/решенијата се успешно реализирани и имплементирани во системите на општините и се доставува во рок од 7 дена, по истекот на рокот за реализација на проектот. ФИНКИ може и континуирано да има увид во работата на проектирањето, развојот и имплементацијата на решението во периодот на реализација.

Откако ќе се одобри финансискиот и описниот извештај и по добивање на извештај од ФИНКИ за успешна реализација и имплементација на решенијата, по тоа следува исплата на останатите 50% од буџетот на проектот.

Доколку една или повеќе од пилот општините, во моментот на завршување на проектот, немаат технички услови за спроведување на решението, аликантот може да понуди и договор за регулирање на условите, односно за времено отстапување на свои (или изнајмени) капацитети за функционирање на решението во определен временски период, во кој пилот општините треба да ги спроведат сите технички услови за преземање и користење на истото. Трошоците за ваквото отстапување/користење на капацитети што не се на општините се подобен трошок во предложениот буџет и ќе биде предвиден како еднократна исплата кон апликантот и/или друг правен субјект, провајдер на овие услуги. Притоа, преземањето на решението од времената инфраструктура, кон општинската, по истек на договорот, не може да биде предмет на надомест односно ќе биде бесплатно, како и за сите останати општини (вон пилот групата). Долонително, при евалуацијата на предлог проектите, ќе се цени “тотал cost of ownership” на предложеното решение, односно вкупниот број потребни лиценци и ресурси за долгорочно фунционирање на решението.

Во тие времени капацитети може да бидат вклучени хостинг, лиценци, хардверска и софтверска инфраструктура, сервис за онлајн плаќање и дополнителни капацитети поврзани за успешна имплементација и функционирање на системот. Листата не е ограничувачка.

На кој/кои јазици треба да биде изработен порталот? Дали треба да бидат повеќе јазични (МК, АЛБ, ТР, СРБ) или само на официјален – Македонски јазик? Дали содржината на порталот треба паралелно да се внесува на сите дефинирани јазици или по избор?

Согласно законските прописи, во прилог е табела со официјалните јазици на општините во кои треба да се имплементираат дигиталните алатки од јавниот повик:

Во рамките на буџетот на проектот, во случај на потреба, дозволено е да се предвидат трошоци за превод на решението во буџетската ставка „IV. Други оперативни трошоци директно поврзани со реализација на проектот“.

Ако добро разбравме, по примопредавањето на софтверот и пропратните сервиси, во иднина ќе може да сметаме само на покривање на трошоците за имплементација (спроведување на интероперабилноста со локалните софтвери, обуки, поддршка и сл) од страна на другите општини кои не се предмет на имплементација во овој повик. Исто така, нема да биде наша обврска да ги покриеме, но ќе треба да ги информираме општините или органот кој ќе се грижи за ова решение за потребата од обезбедување нивни/негови средства за покривање на идните трошоци за експлоатација на системот, како на пример претплата на алатки за видео-конференции (за форумот), хостирања, провизии кон банки итн. Нашето прашање е: дали е предвидена институција, орган или друг субјект (т.н.р. – owner на системот) во чија надлежност ќе биде оваа платформа кој ќе треба да ги обезбеди условите за хостирање или обезбедување системска инфраструктура, кој ќе преговара со банките за наплата, ќе го организира одржувањето итн, или сето ова ќе биде посебна обврска на секоја општина, со што се јавува потребата од поставување на посебна инстанца на апликацијата за секоја единица за локална самоуправа. Дали можеби сметате дека ние во рамките на проектот треба да ги обезбедиме хардверската и системската инфраструктура за хостирање заедно со потребните лиценци за бази, оперативни системи итн или треба да обезбедиме outsourcing хостирање и ако е тоа така, тогаш како планирате и од кого да бараме да се покријат трошоците кои ќе се јават за време на неговата експлоатација по активирањето (хостинг, одржување, миграции, евентуални додатни обуки итн), кога проектот е предвиден да ги покрие само трошоците за развој и имплементација?

Секоја општина е сопственик на својот систем или својот дел од системот и е одговорна да обезбеди поддршка на почетокот и одржливост на долг рок на своето решение.

 При евалуацијата на предлог проектите за селекција на имплементатор, меѓу другото, ќе се цени и “тотал cost of ownership” на предложеното решение на среден и долг рок, односно вкупниот број потребни лиценци, ресурси, капацитети, трошоци за одржување за долгорочно поседување и функционирање на решението.

 Доколку смета за потребно, апликантот може во предлог буџетот да алоцира средства за: иницијална хардверската и системската инфраструктура за хостирање, облак инфраструктура, потребни лиценци за бази, оперативни системи и друга потребна иницијална инфраструктура во буџетската ставка “оперативни трошоци” и “други трошоци поврзани со проектот”.

 Доколку една или повеќе од пилот општините, во моментот на завршување на проектот, немаат технички услови за спроведување на решението, апликантот може да понуди и договор за регулирање на условите, односно за времено отстапување на свои (или изнајмени) капацитети за функционирање на решението во определен временски период, во кој пилот општините треба да ги спроведат сите технички услови за преземање и користење на истото. Трошоците за ваквото отстапување/користење на капацитети што не се на општините се подобен трошок во предложениот буџет и ќе биде предвиден како еднократна исплата кон апликантот и/или друг правен субјект, провајдер на овие услуги. Притоа, преземањето на решението од времената инфраструктура, кон општинската, по истек на договорот, не може да биде предмет на надомест односно ќе биде бесплатно, како и за сите останати општини (вон пилот групата).

Дали треба да понудиме одреден гарантен перид за решението кое го нудиме?

Истото не е побарано согласно условите на јавниот повик меѓутоа во процесот на евалуација меѓу другото ќе се оценува и дали понудувачот понудил одреден временски период како гарантен период односно ќе се оценуваат сите бенефиции кои понудувачот ги нуди на општините по имплементација на решението.

Со оглед на тоа дека во секоја од пилот општините постојат повеќе јавни претпријатија, дали вторo наведената апликацијата од Јавниот повик треба да биде унифицирана за сите нив, или треба да се изработат посебни апликации за секое од јавните претпријатија? Во случај  на унифицирана апликација, потребна ќе биде периодична комуникација меѓу претпријатијата и назначен оператор за одржување на апликацијата, со цел да се  ажурираат базите на податоци. Одговорот на ова прашање е важен, со оглед на тоа дека во некои jавни претпријатија од пилотопштините веќе постојат апликации за електронско плаќање.

Доколку во некоја од општините постои систем за онлајн плаќање на некоја од услугите, и доколку сервисот е квалитетен и доверлив, односно општината е задоволна од работата, доволно е да се интегрира постојниот систем (преку хиперлинк или преку подлабока интеграција) во новата платформа која ќе ги опфаќа и сите други плаќања. Доколку стариот сервис е незадоволителен, треба да се направи нов. 

Доколку се прифатливи двата начина на работа  (т.е. изработка на една заедничка апликација и изработка на посебни апликации), тогаш која понуда повеќе ќе се цени при евалуацијата?

Ќе се цени она понудено решение кое е поефикасно, поекономично, постабилно, по-робусно и по-одржливо во иднина.