Дигитализација на картотеките при Институтот за македонски јазик “Крсте Мисирков”

Општата цел на овој предизвик е развивање на иновативни решенија за заштита, валоризација, категоризација и ревалоризација на културно наследство на македонскиот јазик.

Со реализацијата на овој проект треба да се постигнат следниве специфични цели:

1.Заштита, унапредување и промоција на утврденото културно наследство, односно на македонскиот јазик преку создавање на лесно достапен дигитален оригинал од картотеките на Институтот за македонски јазик и култура, што може активно да се употребува од било која дигитална алатка, да се пребарува, прегледува, да се пренесува од еден на друг носач, да се мигрира во нови технологии и активно користи за научно истражувачки цели или цели на потврдување и промоција на македонскиот јазик секаде во светот;

2.Создавање на дигитална форма и копија од оригиналот (микрофилм) на секој запис од картотеките на Институтот за македонски јазик во согласност со Законот за електронски документи, електронска идентификација и доверливи услуги,  правилниците и методологијата за конверзија и создавање на дигитални оригинали;

3. Создавање на план за управување со оригиналите според принципите за управување со ризици и катастрофи.

 Проектот во обемот опфаќа девет картотеки со вкупен фонд на уникатно изразени, приближно 5 (пет) милиони записи.

Овој проект е наменски проект, со кој се врши заштита и унапредување на национално културно наследство (добро) и сите придобивки од техничко – технолошките промени и унапредувања во формите, достапноста и квалитетот на содржината на картотеките (збирките) што им припаѓаат на Институтот за македонски јазик „Крсте Мисирков”.

 Функционални барања

Проектот треба да има пет поглавја во кои се опишува методологијата на работа, процесите, технологијата и компетенциите кои ќе бидат ставени во функција за да се остварат целите како што се предвидени.

Тие поглавја се:

• Презентација на подносителот на проектот, неговата основна дејност, техничко-технолошки способности за извршување на проектот, сертификати, лиценци, регистриран статус, референци, просторен и кадровски потенцијал за извршување на проект од ваков вид, тип и обем
• План и Презентација на безбедносните аспекти во подготвителни постапки за организација, класификација, групирање и подготовка за скенирање, ре-групирање и враќање во првобитна состојба. Секој проект мора недвосмислено да ги потенцира активните мерки за безбедност во секоја фаза од постапките, за секоја форма на запис и најмалку ги објаснува:
• Постапките во логички редослед, презентирани во процесен дијаграм;
• Техничката опрема за заштита и безбедност во движење, простор и време;
• Процесните дејствија кои ја гарантираат безбедноста на носачите и содржините;
• Просторните стандарди за заштита на Културното наследство;
• Човечките компетенции.
• План и Презентација на оперативен модел со технолошка шема за дигитализација на оригинални хартиени документи во нестандарден формат Б5, во нестандарден квалитет (стара тенка/ НЦР хартија,) во голем обем (повеќе од 5 милиони картици). Оперативниот модел треба да ги опише и техниката, и технологијата и процесните постапки во кои ќе се извршува дигитализацијата со сите заштитни механизми што техничко-технолошкиот процес ги овозможува. Тие се наведени со целосна спецификација:
• Најсоодветна скен опрема за Б5, нестандардна хартија (стара тенка хартија) каде заштитните механизми на скен опремата се прикажуваат во целост и во релација со предложеното време за извршување на проектот;
• Мрежната поврзаност на опремата и заштита од копирање и размножување;
• Системската безбедност на дигиталното депо за чување на работните верзии;
• Процесните правила и шеми;
• Просторните стандарди и шеми;
• Временските стандарди за извршување на дигитализацијата (месечен капацитет, краен рок).
• План и презентација на постапката за создавање на дигитални оригинали. Проектот треба да ги опише постапките за дигитално форматирање на дигиталните записи и потврда дека нивната оригиналност не може да се спори. Ова е критична точка на проектот бидејќи дигиталните копии лесно се размножуваат и копираат во кој било систем или уред и затоа проектот мора да ги дефинира моделите и методите како ќе се штити дигиталниот оригинал (тој е еден и единствен и како таков е дигитално означен):
• Предлог формат за трајност на е-документите;
• Предлог елементи за создавање на дигитален оригинал;
• Постапка за вградување и потврдување на оригиналност;
• Техничко – технолошка платформа за извршување на постапката;
• Постапки за безбедност;
• Временски рокови за извршување на постапката;
• Достава на извршениот обем, начини и постапки/
• План и презентација на постапката за микрофилмување на дигиталните или хартиените оригинали. Проектот треба да содржи поглавје во кое ќе биде опишана постапката за микрофилмување, опремата, потрошните материјали, потребните ресурси и компетенциите и опис на очекуваниот краен резултат.
• Опис на опремата за микрофилмување на документи;
• Опис на постапката за запишување на микрофилм;
• Опис на постапката за презервација на микрофилмот (500 години гаранција);
• Опис на потребните ресурси и материјали;
• Просторен план за чување на микрофилмските копии и упатство за корисникот;
• Временски план за извршување на активноста.
• Компетенции изразени во сопствени човечки ресурси за проектно и процесно управување со проектот:
• Менаџмент тим;
• Проектен тим;
• Специјални стручни лица / се наведува стручност, сертификат;
• Обем на лица во извршување на проектот;
• Управување со замени.

1. Организациски, техничко-технолошки, просторни стандарди и компетенции

Подносителот на проектот треба, за секоја наведена опрема, техничко-технолошка платформа, софтвер, или друга форма на способност и сите компетенции што ги наведува да достави докази дека истите ги поседува или владее и има право на нивно неограничено законско искористување во комерцијални цели.

• Докази по точките од функционалните барања / опрема, софтвери, лиценци
• За секој од наведените ставки од точката 4, од 4.1. до 4.6.
• Докази за секој од наведените стандарди за безбедност
• Докази за регистриран или лиценциран статус за управување, обработување и чување на архивски материјал во форма на дигитални документи.
• Најмалку 1 референца за дигитализирање на документи во голем проект, каде обемот на извршената работа, односно дадената референца се однесува на дигитализирање на повеќе од 5 милиони страници / слики во еден проект, еднократно или сукцесивно.
• Најмалку 1 референца за извршена професионална услуга на комерцијална основа за микрофилмување на документи

Спроведувањето на проектот може да биде до 12 (дванаесет) месеци.

Фондот врз основа на оправдани околности може да одобри продолжување на спроведувањето на проектот до 6 (шест) месеци.

За финансирање на проекти во рамки на овој повик обезбеден е вкупен буџет во износ од четиринаесет (14) милиони денари.

 За победничкиот предлог проект, Фондот обезбедува финансирање од 100% (сто проценти) од вкупниот буџет за проектот, во максимален износ од четиринаесет (14) милиони денари.

Доколку нема доволно квалитетни предлог проекти или не се исполнети условите за финансирање, Фондот го задржува правото да не додели финансиски средства.

Јавниот повик е наменет за претпријатија кои можат да понудат иновативно и/или технолошко напредно решение, сами или во соработка со установа која врши високообразовна односно научно-истражувачка дејност или друго претпријатие.

Натпреварувачот треба да биде правен субјект кој ги исполнува следните услови:

• да е микро, мало или средно претпријатие основано согласно Законот за трговски друштва и регистрирано во Централниот регистар на Република Северна Македонија;
• годишните приходи на претпријатието да не надминуваат 10.000.000 (десет милиони) евра во претходните две фискални години, според финансиските извештаи;
• да е претпријатие со максимум 250 вработени;
• да не е поврзан (согласно Законот за трговските друштва) со друго претпријатие чии годишни приходи надминуваат 10.000.000 (десет милиони) евра и просечен број на вработени да не надминува 250 во претходните две фискални години, освен во случај на капитална поврзаност со високообразовна, односно научно-истражувачка установа;
• против него да не е поведена стечајна постапка или постапка на ликвидација;
• да има подмирени доспеани обврски по основ на јавни давачки и придонеси;
• против него да не се отпочнати постапки за присилно извршување на доспеани парични побарувања;
• да не е во потешкотии (претпријатие во потешкотии е претпријатие кое не е во можност да ги исполнува своите обврски од сопствените ресурси или со средства што може да ги добие од својот сопственик/акционерите или кредиторите, за да ги запре загубите, кои без надворешна интервенција од давателите на помош со сигурност ќе доведат до краткорочен и долгорочен престанок со работа на претпријатието) и
• да е со мнозинска македонска сопственост (со 50,1% или повеќе)

Доколку предлог-проектот вклучува соработка на Натпреварувачот со друго претпријатие, условите за партнерот се исти како и за Водечкиот Натпреварувач.

При аплицирање во партнерство или конзорциум, главен носител на проектот е Водечкиот Натпреварувач.

• Активностите предвидени во предлог-проектот треба да соодветствуваат на фазите на истражување и развој, односно на напредување на технологијата до модел што е функционален и применлив и во реалните околности.

  Активностите може да вклучуваат :

  • Развој на решението и активности за тестирање;
  • Анализа на регулатива (со индетификување на потреба од измена/дополнување);
  • Комуникација со потенцијални учесници;
  • Набавка или изработка на специфична опрема и ИКТ алатки поврзани со реализација на пректот;
  • Функционалност на решението.

  Горенаведената листа на активности не е ограничувачка.

  Трошоците предвидени во буџетот на проектот треба да соодветствуваат на активностите предвидени во проектната апликација.

  Трошоци подобни за финансирање:

   

  • Бруто плати (само за вработени кај Водечкиот натпреварувач). Износите на бруто плати за вработените лица ангажирани на проектот треба да соодветствуваaт на воспоставените практики на корисникот пред почетокот на проектот, намалени за износот на потенцијална државна субвенција примена по основ на плата;
  • Купување и/или изнајмување на опрема и потрошни материјали во функција на проектот
  • Поддоговорни услуги за истражување и развојАнгажирање на експерти/советници за истражување и развој;
  • Ангажирање на консултанти за останати потреби директно поврзани со очекуваните резултати на проектот (експертиза поврзана со иновациски менаџмент, финансиски менаџмент, мобилизација на средства и капитал, бизнис развој, маркетинг, правни работи, заштита на интелектуална сопственост и друго);
  • Обезбедување на квалитет, стандардизација и акредитација;
  • Канцелариска и деловна поддршка (наем на деловен простор, режиски трошоци, банкарски провизии, сметководствени услуги, хостинг и останати видови на административни трошоци) во максимален износ од 15% (петнаесет проценти) од вкупниот буџет на проектот;
  • Административни трошоци (банкарски провизии, поднесување на годишна сметка за наменската сметка на проектот, трошоци за објава на оглас за јавни набавки).

  Само трошоците настанати за време на проектот во согласност со одобрениот Буџет на проектот и реализирани до крајот на проектот се подобни за финансирање.

  Трошоци неподобни за финансирање:

   

  • Додатоци на плата;
  • Трошоци за камата или долг на која било страна;
  • Расходи и резервирања за минати и можни идни загуби или долгови;
  • Курсни загуби и казни;
  • Трошоци за  храна и угостителство;
  • Трошоци за регрутирање на кадар (трошоци за објавување на оглас, провизии од агенции за вработување, трошоци поврзани со селекција на кандидати и слично) и трошоци за преселба;
  • Купување на земја или згради, вклучително и реновирање.
  • Готовински исплати од наменската сметка за проектот;
  • Трошоци за консултантски услуги обезбедени од страна на лица кои се вработени кај Корисникот;
  • Извозни активности (трошоци директно поврзани со извоз на производи, со основање и работење на мрежа на дистрибуција и слично)
  • Годишни такси за одржување на патент (со исклучок на добро оправдани случаи преценети како дозволив трошок при евалуација на предлог проектите).
  • Наем на деловен простор од закуподавец кој учествува во активностите на проектот или е поврзано лице со Корисникот;
  • Трошоци за реализација на активности кои претходно биле финансирани од други извори;
  • Набавка на половна опрема и
  • Данок на додадена вредност (ДДВ), во случај кога наградениот субјект има право на поврат на ДДВ.

  Единствено трошоците настанати за активности спроведени за времетраење на проектот, а кои се во согласност со одобрениот Буџет на проектот и Правилата за организирање и спроведување на натпревари и предизвици за поттикнување на иновативноста во приоритетните области од науката и технологијата ќе се сметаат за подобни трошоци.

  Фондот го задржува правото да преговара со победниците по однос на дефинирање на активностите и буџетот на проектот на основа на препораки добиени од Комисијата за оценување и избор (во натамошниот текст: Комисијата), а пред потпишување на Договорот за доделување на награда.

  Во случај проектот да се базира на веќе постоечки права на интелектуална сопственост, Натпреварувачот е должен, пред потпишувањето на Договорот за доделување на награда, да достави доказ за право на користење на интелектуалната сопственост во вид на договор за лиценцирање, договори за „in-kind“ придонес или друг вид на договор кој потврдува дека Натпреварувачот има право на користење на интелектуалната сопственост на која се базираат резултатите од проектот.

  Фондот не е одговорен за спорови поврзани со правата на интелектуална сопственост помеѓу Корисникот на финансиските средства и трети страни.

  Сите права на интелектуална сопственост и „know-how“ кои ќе бидат создадени за време на имплементација на Проектот и/или како резултат на спроведувањето на Проектот му припаѓаат на Корисникот и доколку е применливо, Корисникот треба да ги заштити правата на интелектуална сопственост.

Постапката, од прием на пристигнатите апликации се до селекцијата и донесувањето на конечна одлука за избор и доделување на финансиски средства на корисникот/ците, се состои од неколку чекори:

• Административна проверка на пријавите (дали апликацијата е комплетна и во согласност со условите за подобност наведени во јавниот повик);
• Прва оцена на предлог-проектот (претселекција);
• Пичинг односно презентација на предселектираните предлог-проекти пред Комисијата за оценување и избор (опционално);
• Селекција на најдобри предлог-проекти; 
• Потпишување на договори.

Секој предлог-проект се оценува од Комисија за оценување и избор која се состои од:

• Двајца (2) претставници од партнерските институции
• Двајца (2) експерти од областа на предизвикот
• Еден (1) претставник на Фондот

Комисијата работи врз основа на Деловник за работа на Комисија за оценување и избор кој се усвојува на првиот состанок на Комисијата.

НАПОМЕНА: По барање на членовите на Комисијата, Фондот може да ангажира експерти кои ќе дадат стручно мислење за одредени апликации, соодветно на областа на нивната експертиза. Во таков случај, стручното мислење ќе биде земено во предвид од членовите на Комисијата при оценувањето на апликацијата.

Критериуми за оценување

Главните критериуми за оценување на предлог проектите се:

• Степен на иновативност
• Капацитет на проектниот тим
• Квалитет на проектот
• Потенцијал за примена/пазарен потенцијал
• Влијание

Фондот го задржува правото да преговара со победниците по однос на дефинирање на активностите и буџетот на проектот на основа на препораки добиени од Комисијата за оценување и избор (во натамошниот текст: Комисијата), а пред потпишување на Договорот за доделување на награда.

Фондот го задржува правото да не додели награда доколку нема доволно квалитетни предлог-проекти или не се исполнети условите за доделување на наградата согласно правилата и условите наведени во Јавниот повик.

Главните критериуми и подкритериуми за евалуација на проектите се опишани во образецот на Табелата за оценување.

При аплицирање задолжително треба да се достават следниве документи:

Проектна документација (која треба да е потпишана од овластен претставник на Натпреварувачот и печатирана, а достапна е преку веб-страницата на Фондот):

• Уредно пополнет образец за проектна апликација
• Уредно пополнет образец за буџет на проектот
• Изјава на Натпреварувачот за прифаќање на условите на Фондот
• Нотарски заверена изјава за сопственичка – основачка структура на Натпреварувачот.
• Кратки биографии на главните лица ангажирани во проектот (најмногу за пет лица)

Целокупната документација треба да биде доставена на македонски јазик. Проектната документација задолжително се доставува на обрасци изготвени од страна на Фондот.

Проектната документација заедно со кратки биографии да се прикачат на формуларот за аплицирање со клик на копчето „Аплицирај“.

Рокот за аплицирање на јавниот повик е до 21.10.2021 година, до 14:00 часот.

За финансирање ќе бидат земени предвид само оние предлог проекти кои се доставени на горенаведениот начин и во дадениот рок.

Правилата и процедурите за спроведување, следење и надзор на проектот се дефинирани во документот Правила за организирање и спроведување на натпревари и предизвици за поттикнување на иновативноста во приоритетните области од науката и технологијата  од 20.01.2020 година и Правилата  за дополнување на Правилата за организирање и спроведување на натпревари и предизвици за поттикнување на иновативноста во приоритетните области од науката и технологијата од 16.03.2020 и 01.06.2020 година.

За сите дополнителни информации можете:

• да ни пишете на електронската адреса: digitalizacija@fitr.mk
• да се јавите на телефонскиот број: 02 3145 258

Со цел да Ви помогнеме при подготовка на предлог проектите, за времетраење на повикот Фондот ќе организира инфо-настани; бесплатна техничка помош од експерти и менторски работилници.

Информациите за овие активности ќе бидат навремено објавувани на веб-страницата на Фондот како и на социјалните мрежи (Фејсбук и Инстаграм).

Дали натпреварувачот треба да обезбеди соодветни решенија за чување на содржините и тоа физичко складирање за хартиена форма, дигитално складирање(клауд)за ел.документи и физичко скалдирање на микрофилмови или истите ќе се чуваат од страна на институтот?

Проектот не предвидува чување.  Картотеките во изворен формат и сите други формати и бенефити што ќе се создадат во проектот му припаѓаат на Институтот за македонски јазик “Крсте Мисирков“.Секој подносител на проект, во рамките на функционалните барања од проектот треба да предложи план за активна и пасивна заштита на секој од форматите, во секоја фаза од постапката до финално предавање на Институтот.

При постапките за дигитализација и создавање на електронски документи со сите елементи на правна валидност наведено е дека треба да се извршуваат во согласност со Законот за електронски документи,  електронска идентификација и доверливи услуги- Прашањето е: Дали тоа значи дека дигитализираните записи треба да се во форма PDF/A-3 и истите да поседуваат времeнски жиг и ел.потпис?

Фондот бара иновативни решенија, креативност и напредни технологии,  не ограничува никого во поглед на формати, функционалности и иновативноста. Единственото барање е тоа да биде во склад со апликативниот закон во Република Северна Македонија. „Закон за електронски документи, електронска идентификација и доверливи услуги„.Секој подносител на проект самиот одлучува во рамките на законот, каков формат ќе предложи, во склад со својот иновативен технолошки проект. Фондот ја оценува иновативноста, технолошката напредност и одржливоста на понуденото решение во склад со законите.

Дали дигиталните картотеки треба да бидат обработени со OCR техника (оптичко препознавање на карактери) со оглед дека истите се испишани ракописно што е огромен проблем при OCR обработката?

Фондот бара иновативно решение, со основно барање „достапност“ на изворите на Македонскиот јазик заради негова активна употреба и промоција. Кои и какви техники ќе предложи секој понудувач за да ја постигне таа достапност во склад со неговиот иновациски проект не е ограничено со ништо во овој повик.

Во целите на проектот имате наведено:„Заштита, унапредување и промоција на утврденото културно, односно намакедонскиот јазик преку создавање на лесно достапен дигитален оригинал од картотеките на Институтот за македонски јазик и култура, што може активно да се употребува од било која дигитална алатка, да се пребарува, прегледува, да се пренесува од еден на друг носач, да се мигрира во нови технологии и активно користи за научно истражувачки цели или цели на потврдување и промоција на македонскиот јазик секаде во светот. Каде се бара дигиталната копија да биде достапна од било која дигитална алатка, да се пребарува, прегледува, да се пренесува од еден на друг носач, да се мигрира во нови технологии“ Додеека во Функционалните барања имате наведено: „План и презентација на постапката за создавање на дигитални оригинали. Проектоттреба да ги опише постапките за дигитално форматирање на дигиталните записи и потврда дека нивната оригиналност не може да се спори. Ова е критична точка на проектот бидејќи дигиталните копии лесно се размножуваат и копираат во кој било систем или уред и затоа проектот мора да ги дефинира моделите и методите како ќе се штити дигиталниот оригинал (тој е еден и единствен и како таков е дигитално означен) Каде се бара дигиталните копии да неможе лесно да се размножуваат и копираат во кој било систем или уред.“ Прашањето е: Овие две барање се контрадикторни, ве молиме за дообјаснување на барањата? 

Создавањето на дигитална репродукција на оригиналот е основното барање на проектот. Како таа ќе биде заштитена е дел од иновацискиот предизвик содржан во овој повик. Вие понудувате решение со кое е јасно, која од сите можни копии кои може подоцна да се создадат е верна на оригиналниот запис.

Не е наведен начинот на индексирање на картичките, ниту на содржината на метаподатоците а се бара пребарливост.  Прашањето е: Ве молиме да неведете со колку индекси ќе треба да се индексира секој електронски документ или со кои мета податоци ќе биде проратен секој електронски документ?

Фондот не ограничува како треба да се направи ниту една постапка. Фондот бара вие да предложите најсоодветно иновативно решение со кое истовремено ќе се постигне заштита на изворноста и достапност заради активно користење. (пребарување, пронаоѓање, користење, како функција на активна промоција).

Доколку треба да се интерпретира дел од податоците од картичките. Прашањето е: Дали Институтот ќе биде активен саоработник во тумачењето и подоцнежен контролот на внесените мета податоци односно индекс?

Институтот е составен дел од проектот, од изборот на предложен проект и имплементација на истиот.