Јавен повик Ковид19 брза реакција преку „Дигитализација на услугите на локалната самоуправа“

Целта на повикот е забрзана дигитализација на услугите на локалната самоуправа преку развој на дигитални алатки/решенија со цел подобрување на квалитетот на услугите во избраните општини, олеснувајќи го почитувањето на мерките за превенција на ширење на вирусот и забрзувајќи го економско опоравување од последиците предизвикани од пандемијата на КОВИД 19.

Во рамки на јавниот повик „Дигитализација на услугите на локалната самоуправа“ секој апликант има можност да достави предлог решение за е-платформа. Со воведување на е-платформа на корисниците им се овозможува електронски пристап до услугите, се олеснува следењето на препораките за заштита од пандемијата и се обезбедува побрз начин на комуникација и реализација/обработка/процесирање на барања, плаќања и сл. Е-платформа е решение кое обезбедува единствен пристап до е-услугите кои моментално ги нуди општината, а воедно претставува платформа за комуникација со заедницата во реално време.

Со цел да се оствари успешна имплементација на услугата е-платформа, потребно е следните решенија да се дефинираат и интегрираат на едноставен начин:

1. Воспоставување на електронски систем за наплата на давачките кон општината (даноци и парафискални давачки)

Ова решение предвидува воспоставување на систем (платформа) на која граѓаните ќе можат по електронски пат да се најават, да добијат информација за нивните долгови за различни видови на даноци и парафискални давачки и истите да ги платат во било кое време и од било која локација со пристап до Инетернет.

2. Воспоставување на систем за електронско плаќање на сметки кон јавните претпријатија

Слично како системот за електронско плаќање на давачките кон општините, ова решение предвидува воспоставување на систем (платформа) преку која граѓаните ќе можат електронски да се најават, да добијат увид во своите сметки и истите да ги платат преку системот.

3. Електронски систем на волонтери

Ова решение предвидува креирање на онлајн формулар на кој ќе се пријавуваат заинтересирани лица кои би сакале да помогнат во справување во кризни ситуации. Овие волонтери би помогнале при достава на храна и лекови на ранливи групи граѓани како и во други активности кои ги реализираат општините за време на пандемијата. При пополнувањето на онлајн формуларот ќе може да се одреди општина во која живеат волонтерите и според тоа автоматски ќе се полни база на пријавени волонтери со која ќе располага општината со цел навремено организирање на волонтерска помош при следни кризни ситуации. Целта на системот е да се помогне во мобилизација на волонтерите во случај на кризни ситуации. На пример, при соочување со кризна ситуација, системот ќе алармира до волонтерите дека општината имa потреба од нивна помош (ќе се наведе причината и бројот на потребни волонтери). Системот треба да им овозможи на волонтерите да вратат информација за нивната  достапност. Кога ќе биде исполнет бројот на потребни волонтери, преостанатите ќе добијат известување дека нема потреба од дополнителни ресурси.

4. Онлајн платформа за општински форум

Општинскиот форум претставува алатка за активно вклучување на граѓаните во процесот на донесување одлуки на општинско ниво. Форумот и служи на општината за развивање на транспарентни практики на одлучување со вклучување на граѓаните, но за развивање за чувство на одговорност за трошењето на општинските средства кај граѓаните. Форумите се организираат за јавно расправање и постигнување согласност на локалната јавност за содржината на општинскиот буџет, за приоритетите во документите за стратешки локален развој, за утврдување проблеми и решенија за одредени прашања во надлежност на локалната самоуправа, како и за развивање, предлагање и избор на проекти од интерес на заедницата. Предлог решението за онлајн платформа за општински форум треба им да нуди можност на граѓаните да земат активно учество во работењето на општината без потреба од физичко присуство на форумите организирани од општините. Ова решение може да се реализира преку користење на веќе постоечки платформи за конференциска комуникација како WebEx, Zoom, Google Meet и сл. или да се креира нова платформа која специфично ќе се користи за оваа намена.

Краткиот опис на техничките услови со кои располагаат општините можете да го видите на следниот линк.

Во рамките на е-платформа секој апликант треба да понуди решенија за сите четири услуги наведени погоре, за спроведување во петте избрани општини.

 Решенијата треба да оставаат простор во иднина да бидат надградувани согласно со потребите и можностите на општините.

Времетраењето на проектот може да биде до 30 дена.

Предложените проекти треба да резултираат со дигитално решение/алатка кое на иновативен начин ќе ги инкорпорира горенаведените функционалности со цел обезбедување на ефективни и ефикасни јавни услуги, транспарентност, отчетност и граѓанско учество.

За финансирање проекти под овој повик обезбеден е вкупен буџет од 75.000  (седумдесет и пет илјади) американски долари во денарска противвредност.

Фондот обезбедува финансирање до 100% (сто проценти) од вкупниот буџет за проектот, во максимален износ од 75.000 (седумдесет и пет илјади) американски долари во денарска потиввредност по проект, со вклучени трошоци за надзор во износ од 10% од вкупниот оперативен буџет на проектот.

Начинот на исплата на средствата кон избраните апликанти (корисници на Фондот) е: авансна исплата, по потпишување на Договорот во износ од 50% од вкупниот буџет на проектот, а останатите 50% по успешна имплементација на решението во општините кои поседуваат технички услови за имплементација на истото.

Корисникот на финансиските средства има обврска завршниот извештај да го достави до Фондот во рок од седум дена по истекувањето на рокот за реализација на проектот, што подразбира развој и имплементација на решението.

Извештајот за реализација на решението/ата и нивна имплементација се доставува од страна на Факултетот за информатички науки и компјутерско инженерство при Универзитетот „Св.Кирил и Методиј“ во Скопје (ФИНКИ), со цел да се утврди дали алатките/решенијата се успешно реализирани и имплементирани во системите на општините и се доставува во рок од 7 дена, по истекот на рокот за реализација на проектот.

Доколку нема доволно квалитетни предлог проекти или не се исполнети условите за финансирање, Фондот го задржува правото да не додели финансиски средства.

Јавниот повик е наменет за претпријатија кои можат да понудат иновативно и/или технолошки напредно решение сами или во соработка со установа која врши високообразовна, односно научно-истражувачка дејност, друго претпријатие и/или здружение.

Апликантот треба да биде правен субјект кој ги исполнува следните услови:

• Да е трговско друштво основано согласно Законот за трговски друштва и
  регистрирано во Централниот регистар на Република Северна Македонија
• Против него да не е поведена стечајна постапка или постапка на ликвидација;
• Да има подмирени доспеани обврски по основ на јавни давачки и придонеси;
• Против него да не се отпочнати постапки за присилно извршување на доспеани парични побарувања;
• Да ги исполнува условите од Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis), односно:
• Да нема акумулирано повеќе од 200.000,00 (двестотини илјади) евра помош од мало значење за период од три фискални години, вклучувајќи го и побараниот износ на средства од Фондот согласно Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis);
• Да нема акумулирано повеќе од 100.000,00 (сто илјади) евра помош од мало значење за период од три фискални години, вклучувајќи го и побараниот износ на средства од Фондот, ако претпријатието е активно во секторот за патен сообраќај, согласно Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis);
• Да не е во потешкотии (претпријатие во потешкотии е претпријатие кое не е во можност да ги исполнува своите обврски од сопствените ресурси или со средства што може да ги добие од својот сопственик/акционерите или кредиторите, за да ги запре загубите, кои без надворешна интервенција од давателите на помош со сигурност ќе доведат до краткорочен и долгорочен престанок со работа на претпријатието); и
• Да не се занимава со производство на јаглен.

Активностите предвидени во предлог-проектот треба да соодветствуваат на фазите на истражување и развој, односно на напредување на технологијата до модел функционален и применлив и во реалните околности.

Активностите може да вклучуваат :

• Развој на решението и активности за тестирање
• Анализа на регулатива (со идентификување на потреба од измена/дополнување)
• Комуникација со потенцијални учесници
• Набавка или изработка на специфична опрема и ИКТ алатки поврзани со реализација на проектот
• Обука на вработените во општините
• Функционалност на решението

Горенаведената листа на активности не е ограничувачка.

Трошоците предвидени во буџетот на проектот за набавка на опрема и ресурси за истражување, развој и имплементација треба да соодветствуваат на активностите предвидени во проектната апликација.

Трошоци подобни за финансирање се:

• Бруто плати за вработените лица кај корисникот кои ќе бидат ангажирани на проектот Износите на бруто плати треба да соодветствуваaт на воспоставените практики на корисникот пред почетокот на проектот;
• Опрема и потрошен материјал (за развој, имплементација, интеграција и слично)
• Tрошоци за техничка поддршка/експертиза (договорни услуги за развој, тестирање, имплементација и сл.);
• Други оперативни трошоци директно поврзани со реализација на проектот

Трошоците за надзор кој ќе го спроведува Факултетот за информатички науки и компјутерско инженерство при Универзитетот „Св. Кирил и Методиј“ – Скопје како задолжителна ставка во буџетот на проектот се во износ од 10% (десет проценти) од вкупниот оперативен  буџет на проектот.

Само трошоците настанати за време на проектот во согласност со одобрениот Буџет на проектот и реализирани до крајот на проектот се подобни за финансирање.

Трошоци неподобни за финансирање:

• Додатоци на плата;
• Трошоци за набавки на стоки, услуги и работи од домашни јавни претпријатија;
• Трошоци за камата или долг на која било страна;
• Расходи и резервирања за минати и можни идни загуби или долгови;
• Курсни загуби, и казни;
• Трошоци за  храна и угостителство;
• Трошоци за регрутирање на кадар (трошоци за објавување на оглас, провизии од агенции за вработување, трошоци поврзани со селекција на кандидати и слично) и трошоци за преселба;
• Готовински исплати од наменската сметка за проектот;
• Трошоци за консултантски услуги обезбедени од страна на сопственик/ици на Корисникот;
• Трошоци за консултантски услуги обезбедени од страна на лица кои се вработени кај Корисникот;
• Наем на деловен простор од закуподавец кој учествува во активностите на проектот или е поврзано лице со Корисникот;
• Трошоци за реализација на активности кои претходно биле финансирани од други извори;
• Набавка на половна опрема; и
• Данок на додадена вредност (ДДВ) за набавки на трошоците подобни за финансирање.

Фондот го задржува правото да преговара со апликантите на кои ќе им бидат доделени финансиски средства по однос на дефинирање на активностите и буџетот на проектот на основа на препораки добиени од Комисијата за оценување и избор (во натамошниот текст: Комисијата), а пред потпишување на Договорот за доделување на финансиски средства.

Доколку Проектот се заснова на веќе постоечки права на интелектуална сопственост, Корисникот е должен, пред потпишувањето на Договорот за доделување на финансиски средства, да достави доказ за право на користење на интелектуалната сопственост во вид на договор за лиценцирање, договори за „in-kind“ придонес или друг вид на договор кој потврдува дека Корисникот има право на користење на интелектуалната сопственост на која се заснова Проектот.

Фондот не е одговорен за спорови поврзани со правата на интелектуална сопственост помеѓу Корисникот на финансиските средства и трети страни.

Сите права на интелектуална сопственост и „know-how“ кои ќе бидат создадени за време на имплементација на Проектот и/или како резултат на спроведувањето на Проектот му припаѓаат на Корисникот и доколку е применливо, Корисникот треба да ги заштити правата на интелектуална сопственост.

Корисникот на финансиските средства треба алатките/решенијата кои претставуваат резултат на спроведување на проектот за кој се доделени финансиките средствата, и/или правата на користење на интелектуалната сопственост кои евентуално би биле резултат на проектот, да бидат достапни целосно и бесплатно без ограничувања на сите единици на локалната самоуправа во Република Северна Македонија без било каков дополнителен надоместок или исплаќање на дополнителни средства покрај оние кои се исплаќаат врз основа на Договорот за доделување на финансиски средства.

Корисникот на финансиските средства треба алатките/решенијата кои претставуваат резултат на спроведување на проектот согласно Договорот за доделување на финансиски средства да бидат имплементирани во петте општините без било каков дополнителен надоместок или исплаќање на дополнителни средства покрај оние кои се исплаќаат врз основа на Договорот.

Оценувањето, селекцијата и донесувањето на конечна одлука за избор и доделување на финансиски средства на корисникот/ците, се врши од страна на Комисија за оценување и избор (Комисијата).

Оцената на проектите се состои од неколку чекори:

• Административна проверка на пријавите (дали апликацијата е комплетна и во согласност со условите за подобност наведени во јавниот повик)
• Прва оцена на предлог-проектот (предселекција)
• Пичинг односно презентација на предселектираните предлог-проекти пред Комисијата за оценување и избор (опционално)
• Селекција на најдобри предлог-проекти 
• Потпишување на договори

Секој предлог-проект се оценува од Комисијата, која се состои од:

• Еден (1) претставник од една од петте општини
• Еден (1) претставник на УНДП
• Еден (1) претставник на ФИТР
• Три (3) надворешни експерти од областа на дигитализација/ИКТ експерт, од кои најмалку еден претставник од општина корисник и најмалку еден претставник на УКИМ – ФИНКИ

Комисијата работи врз основа на Деловник за работа на Комисија за оценување и избор кој се усвојува на првиот состанок на Комисијата.

НАПОМЕНА: По барање на членовите на Комисијата, Фондот може да ангажира експерти кои ќе дадат стручно мислење за одредени апликации, соодветно на областа на нивната експертиза. Во таков случај, стручното мислење ќе биде земено во предвид од членовите на комисијата при оценувањето на апликацијата.

Главните критериуми за евалуација на проекти и доделување средства преку овој Инструмент се:

• Технолошки напредок и степен на дигитализација
• Квалитет на проектот
• Капацитет на проектниот тим
• Влијание

Главните критериуми и подкритериуми за евалуација на проектите се дадени во образецот на Табелата за евалуација.

Предност во оценувањето ќе имаат апликантите кои ќе покажат дека имаат искуство во имплементација на исти или слични проекти односно во развивање на дигитални решенија поврзани со онлајн плаќања.

Фондот го задржува правото да преговара со апликантите по однос на дефинирање на активностите и буџетот на проектот на основа на препораки добиени од Комисијата за оценување и избор, пред потпишување на Договор за доделување на финансиски средства.

Фондот го задржува правото да не додели финансиски средства доколку нема доволно квалитетни предлог-проекти или не се исполнети условите за доделување на финансиски средства согласно условите наведени во Јавниот повик.

При аплицирање задолжително треба да се достават следниве документи:

• Проектна документација (која ги содржи обрасците за предлог проектот, достапна преку веб-страницата на Фондот и која треба да е потшишана од овластен претставник на Апликантот и печатирана)
• уредно пополнет образец за проектна апликација
• уредно пополнет образец за буџет на проектот
• изјава на Апликантот за прифаќање на условите на Фондот
• нотарски заверена изјава за сопственичка – основачка структура на апликантот.
• Кратки биографии на главните лица ангажирани во проектот (најмногу за пет лица)

Целокупната документација треба да биде доставена на македонски јазик. Проектната документација задолжително се доставува на обрасци изготвени од страна на Фондот.

Проектната документација заедно со кратки биографии да се прикачат на формуларот за аплицирање достапен на следниот линк: www.fitr.mk/digitalizacija со клик на копчето „Аплицирај“.

Рокот за аплицирање на јавниот повик е до 15.10.2020 година, до 14:00 часот.

За финансирање ќе бидат земени предвид само оние предлог проекти доставени на горенаведениот начин и во дадениот рок.

Правилата и процедурите за спроведување, следење и надзор на проектот се дефинирани во Договорот за доделување на финансиски средствашто ќе биде склучен помеѓу Фондот и апликантот-корисник на средствата обезбедени во рамки на овој јавен повик.

Образецот на Договор за доделување на финансиски средства во рамките на овој јавен повик е достапен на следниот линк.

За сите дополнителни информации можете:

• да ни пишете на електронската адреса: digitalizacija@fitr.mk
• да се јавите на телефонскиот број: 02 3145 258

Со цел да ви помогнеме при подготовка на предлог-проектите, за времетраење на повикот Фондот ќе организира инфо-настани и консултативни средби. Информациите за овие активности ќе бидат навремено објавувани на веб-страницата на Фондот и на нашиот facebook профил.

Дали проектот предвидува можност за конзорциум односно партнерство со други претпријатија/инситуции со цел изработка и имплементација на решението?

Да. Предвидена е можноста за ангажирање на други правни и/или физички лица преку склучување на поддоговор за соработка. Овој вид на трошок може да се предвиди во буџетот на проектот во буџетска ставка „III. Tрошоци за техничка поддршка/експертиза (договорни услуги за развој, тестирање, имплементација и сл.)“.

Дали е предвидено да има предефиниран формат и начин во кој би се правела размена на податоците со финансовите и даночните системи на општините? Дали може да се добие листа на даночни и финансови системи кои се користат во секоја општина, со оглед на тоа дека во документот за Технички услови со кои поседуваат општините ова воопшто не е специфицирано за одредени општини?

Општините поседуваат бази на финансова и даночна евиденција, истите ќе бидат споделени со одбраниот апликант. За оние општини кои имаат споделено технички спецификации за нивните системи, кои имаат можност за структурирана размена на податоци, ќе се работи со дадените. За оние општини кои немаат соодветен систем или немаат интерфејс за размена на податоци на системот, се очекува избраниот апликант во новата платформа да се развие генерички интерфејс за размена на податоци во структуриран формат, на кој интерфејс во иднина општините ќе може да се прилагодат со нивните постојни или нови системи и ќе можат да консумираат и даваат податоци.

Како ќе биде решено хостирањето на веб модулите на понуденото решение кои ќе бидат неизбежни за реализирање на електронска наплата? Дали секоја општина ќе хостира своја инстанца на решението или се планира едно решение на кое ќе се поврзуваат сите општини и кое ќе се хостира на посебен/заеднички сервер?

Апликантот, согласно сопствениот предлог, може да достави 2 опции:

Опција 1: Секоја општина да има поединечна сопственост и ќе хостира своја инстанца на свои сервери или на облак

Опција 2: Ќе постои заеднички сервер или заеднички облак за сите општини и ќе се хостира една заедничка инстанца на заеднички сервер.

Како е планирано да се постави инфраструктурата за процесирање на електронски плаќања? Дали секоја општина ќе треба да склучи посебен договор со компанија/банка која дава вакви услуги? Дали е оставена можност секоја општина да може да одбере потенцијално различна компанија/банка за процесинг што би повлекло и имплементација на различни технички решенија?

Апликантот треба да достави предлог решение кое ќе биде најоптимално, најекономично и наједноставно за користење од страна на општината/општините.

Дали може да се даде попрецизно објаснување што се очекува да се направи во рок од 30 дена, рок кој е наведен како период за реализација на целокупните проектни активности? Со оглед на тоа дека се работи за развој и/или прилагодување на 4 различни софтверски компоненти во 5 различни општини кои имаат различни технички капацитети и потенцијална интеграција на повеќе екстерни сервиси (компании/банки за процесирање на електронски трансакции) зададениот рок е исклучително ризичен.

Во рокот од 30 дена решението треба да се реализира и имплементира во селектрираните општини согласно техничките услови и можности на општините.

Каков софтвер за сметководство и даноци користат општините?

Согласно документот кој е доставен како прилог на јавниот повик „Технички услови во општините:Спецификација на ИТ опрема“, општините располагаат со:

Општина Куманово: За даноци: АЗАРО, а за сметководство:ЕДУСОФТ

Општина Прилеп: За даноци: ЛТАС, а за сметководство: ЕДУСОФТ

Општина Боговиње: За даноци: ЛТАС, а за сметководство: ЕДУСОФТ и Компакт

Општина Свети Николе: За даноци: ЛТАС, а за сметководство: ЕДУСОФТ

Општина Центар Жупа: За даноци: Аспект, а за сметководство: ЕДУСОФТ

На кои е-платформи се мисли кога се вели „Идеално, понуденото решение би можело да се искористи и вгради во постоечки е-платформи„?

Доколку компанијата веќе има развиено решение односно постоечка е-платформа,  може да направи адаптација со цел да се прилагоди истата на условите на повикот, наместо да се развива сосема ново решение односно е-платформа.  

Дали како решение е потребно да се изработи и мобилна апликација или само платформа достапна преку интернет?

Не е задолжително да има мобилна апликација, доволно е да има респонсивна веб страна.

За четвртата компонента – форуми во заедницата, може да се користат постоечки апликации/алатки. Дали тоа значи дека за другите компоненти не може да се користат постоечки решенија?

За сите четири сегменти на е-платформата можат да се искористат постоечки решенија кои треба да се доразвијат и прилагодат согласно условите на повикот.

Како еден од условите кои апликантот треба да ги исполнува е следниот услов: „Да нема акумулирано повеќе од 200.000,00 (двесте илјади) евра помош од мало значење за период од три фискални години, вклучувајќи го и побараниот износ на средства од Фондот согласно Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis)“.

На што точно се мисли?

Во случај претпријатието апликант во претходните три години да користел државна помош од мало значење согласно Законот за контрола на државна помош и Уредбата за условите и постапката за доделување на помош од мало значење (de minimis), износот на искористена помош, вклучително и побараниот износ на средства од Фондот не треба да надминуваат 200.000,00 (двесте илјади) евра.

„Износите на бруто плати треба да соодветствуваат на воспоставените практики на корисникот пред почетокот на проектот“ – Дали ова ги опфаќа и хонорарците и како тоа се докажува?

Хонорарците односно надворешно ангажираните лица преку договор на дело не влегуваат во ставката за бруто плати. Во таа ставка се предвидува трошок за бруто плата само за лицата кои се или ќе бидат вработени кај апликантот.

Во случај на ангажман на надворешни лица тој трошок треба да се предвиди во буџетската ставка „III Трошоци за техничка поддршка/експертиза“ при што висината на трошокот треба да одговара на пазарните услови.

Дали, доколку се аплицира како конзорциум, при аплицирањето потребно е да се приложи и Договорот за конзорциум?

Не треба да се прави договор за конзорциум. Можноста за партнерство со други правни и/или физички лица е предвидена преку склучување на поддоговор за соработка. Овој вид на трошок може да се предвиди во буџетот на проектот во буџетска ставка „III. Tрошоци за техничка поддршка/експертиза (договорни услуги за развој, тестирање, имплементација и сл.)“. Договорот за соработка може да се приложи кон останатите документи.

Дали, доколку се аплицира како конзорциум, сите компании треба да достават потпишани Изјави (Изјава за прифаќање на условите од ФИТР и Изјава за сопственичка структура) или истите се доставуваат само од главниот апликант (носителот на проектот)?

Изјавите треба да се достават само од претпријатието апликант.

Со оглед на кусиот рок за реализација од само 30 дена, а имајќи во предвид дека многу важен критериум кој е наведен и во повикот и во табелата за евалуација е искуството кое најдобро се докажува со веќе изработени слични решенија, станува очигледно дека за да се постигне целта во овие временски рамки, решението не може да се развива од почеток, туку мора да адаптираме наши постоечки решенија кои активно ги продаваме на пазарот, а исто така и да користиме интерно развиени алатки и платформи кои ќе ги модифицираме согласно барањата во повикот. Тоа, во буџетска смисла значи дека трошоците што ќе ги направиме во тие 30 дена се неспоредливо помали од вредноста на веќе реализираното што го ставаме во функција и за кое сме правеле и натаму правиме развојни трошоци, но и ги валоризираме преку продажба на крајните корисници. Ова е важно, дотолку повеќе што со финализирањето на овој софтвер, според барањата во повикот треба да се откажеме од негова натамошна комерцијализација во единиците за локална самоуправа во смисла на продажба на кориснички лиценци за сѐ што е изработено со овој проект. Со тоа губиме идни приходи, но ги надоместуваме со еднократното плаќање на решението преку релативно солидниот планиран буџет. Меѓутоа, бидејќи основа на решението се гореспомнатите претходно интерно развиени, а не набавени апликации, алатки и платформи, бараме истите да се признаат како трошок во точката 2 од образецот за буџет: Опрема и потрошен материјал (за развој, имплементација, интеграција и слично). Сметаме дека е тоа фер пристап, задоволувачки за сите учесници во проектот. Ве молиме за Вашиот став во однос на барањето кое го изложивме.

Целта на јавниот повик е развој на решение, согласно спецификите и потребите опишани во апликацискиот пакет, а врз основа на анализата изработена од надворешна консултантска куќа. Во однос на самите рокови за реализација, истите се одредени од динамиките за реализација на средствата под кои подлежи финансискиот партнер (донатор) на повикот – УНДП.

Преку буџетот на проект не може да се покриваат трошоци кои апликантот ги  направил пред почеток на проектот. Датумот на почеток на проектот ќе биде дефиниран со самиот договор за доделување на средства.

Имајќи ги предвид условите за реализација на повикот, вклучително и обврската развиеното решение да биде достапно без надомест и за сите останати единици на локална самоуправа, а во контекст на Вашето прашање, на апликантите им стојат на располагање неколку можности. Во делот на искористување на постојни решенија (веќе развиени), како основа за измена, адаптација и/или надградба на новото решение на апликантот му е овозможено да предвиди соодветни трошоци за:

• набавка (откуп) на права за користење на веќе постојно решение (како основа за измена, адаптација и/или надградба) од друг правен субјект односно
• трошоци за користење на апликации, алатки и платформи (интерно развиени), а кои субјектот ги нуди на пазарот за одреден надомест за користење (пр. лиценца за користење на одреден модул за одреден клиент/број корисници, согласно воспоставена пракса при изработка и имплементација на вакви решенија). Притоа, овие трошоци треба да се предвидат како еднократен надомест.

како и

• трошоци за самата измена, адаптација и/или прилагодување на самото решение кон потребите на повикот (како трошоци за ангажман на вработени и/или надворешно ангажирани физички и/или правни лица).

Притоа, напоменуваме дека јавниот повик е насочен кон развој на ново и иновативно (подобрено), а не набавка на постојно решение, што подразбира дека трошоците за искористување на интерно или друг вид на постојно решение не треба да бидат доминантен дел во предложениот буџет. Исто така, напоменуваме дека предложените буџети ќе бидат дел од процесот на евалуација во рамки на критериумот за селекција на најдобро предлог решение.

Доколку самиот проект се базира на постојно решение и негов натамошен развој, во проектната апликација мора јасно да се наведе кое ниво на развој и караткеристики ги поседува постојното решение и кои карактеристики ќе се добијат со развојот на новото.

Од дискусијата на состанокот стана очигледно дека имплементацијата во опфатените општини ќе ги надмине предвидените 30 дена заради неколку набројани објективни причини: обезбедување ефективна соработка со провајдерите на локалните софтвери, регулирање на обврските на општините и ЈП поврзани со електронските плаќања, некаде можеби ќе треба да се набавува и хардвер, системски софтвер, па дури и апликативен софтвер, за што се потребни тендерски постапки итн. Во буџетот ние ќе ги предвидиме сите трошоци за имплементациските активности: комуникација со учесниците и системска анализа и дизајн, развој, кастомизации, инсталации и конфигурирања, спроведување на интероперабилноста, обуки и сл., меѓутоа не ни е јасно како ќе ги правдаме овие трошоци на крајот од проектот во рок од 30 дена, доколку тие се случат во периодот што следи по него.  Дали може да ни образложите или наведете кои ќе бидат инструментите и какви документи ќе се бараат за примопредавање на решението и за потврда на спроведените активности?

По истекот на рокот за имплементација и реализација на решението, односно по истек на 30-те дена, корисникот доставува завршен извештај кој се состои од финансиски дел и описен дел.

Во финансискиот дел се внесуваат сите податоци за реализирани набавки и направени трошоци во текот на траење на проектот при што се прави проверка дали се во согласност со одобрениот буџет и се проверуваат изводите од наменска сметка и фактурите/договорите и останатата придружна документација како доказ за направениот трошок.

Во описниот дел се образложуваат активностите реализирани во рокот и нивната усогласеност со листата на проектни активности наведени во проектната апликација.

Воедно, Извештајот за реализација на решението/ата и нивна имплементација се доставува од страна на Факултетот за информатички науки и компјутерско инженерство при Универзитетот „Св.Кирил и Методиј“ во Скопје (ФИНКИ), со цел да се утврди дали алатките/решенијата се успешно реализирани и имплементирани во системите на општините и се доставува во рок од 7 дена, по истекот на рокот за реализација на проектот. ФИНКИ може и континуирано да има увид во работата на проектирањето, развојот и имплементацијата на решението во периодот на реализација.

Откако ќе се одобри финансискиот и описниот извештај и по добивање на извештај од ФИНКИ за успешна реализација и имплементација на решенијата, по тоа следува исплата на останатите 50% од буџетот на проектот.

Доколку една или повеќе од пилот општините, во моментот на завршување на проектот, немаат технички услови за спроведување на решението, аликантот може да понуди и договор за регулирање на условите, односно за времено отстапување на свои (или изнајмени) капацитети за функционирање на решението во определен временски период, во кој пилот општините треба да ги спроведат сите технички услови за преземање и користење на истото. Трошоците за ваквото отстапување/користење на капацитети што не се на општините се подобен трошок во предложениот буџет и ќе биде предвиден како еднократна исплата кон апликантот и/или друг правен субјект, провајдер на овие услуги. Притоа, преземањето на решението од времената инфраструктура, кон општинската, по истек на договорот, не може да биде предмет на надомест односно ќе биде бесплатно, како и за сите останати општини (вон пилот групата). Долонително, при евалуацијата на предлог проектите, ќе се цени “тотал cost of ownership” на предложеното решение, односно вкупниот број потребни лиценци и ресурси за долгорочно фунционирање на решението.

Во тие времени капацитети може да бидат вклучени хостинг, лиценци, хардверска и софтверска инфраструктура, сервис за онлајн плаќање и дополнителни капацитети поврзани за успешна имплементација и функционирање на системот. Листата не е ограничувачка.

На кој/кои јазици треба да биде изработен порталот? Дали треба да бидат повеќе јазични (МК, АЛБ, ТР, СРБ) или само на официјален – Македонски јазик? Дали содржината на порталот треба паралелно да се внесува на сите дефинирани јазици или по избор?

Согласно законските прописи, во прилог е табела со официјалните јазици на општините во кои треба да се имплементираат дигиталните алатки од јавниот повик:

Во рамките на буџетот на проектот, во случај на потреба, дозволено е да се предвидат трошоци за превод на решението во буџетската ставка „IV. Други оперативни трошоци директно поврзани со реализација на проектот“.

Ако добро разбравме, по примопредавањето на софтверот и пропратните сервиси, во иднина ќе може да сметаме само на покривање на трошоците за имплементација (спроведување на интероперабилноста со локалните софтвери, обуки, поддршка и сл) од страна на другите општини кои не се предмет на имплементација во овој повик. Исто така, нема да биде наша обврска да ги покриеме, но ќе треба да ги информираме општините или органот кој ќе се грижи за ова решение за потребата од обезбедување нивни/негови средства за покривање на идните трошоци за експлоатација на системот, како на пример претплата на алатки за видео-конференции (за форумот), хостирања, провизии кон банки итн. Нашето прашање е: дали е предвидена институција, орган или друг субјект (т.н.р. – owner на системот) во чија надлежност ќе биде оваа платформа кој ќе треба да ги обезбеди условите за хостирање или обезбедување системска инфраструктура, кој ќе преговара со банките за наплата, ќе го организира одржувањето итн, или сето ова ќе биде посебна обврска на секоја општина, со што се јавува потребата од поставување на посебна инстанца на апликацијата за секоја единица за локална самоуправа. Дали можеби сметате дека ние во рамките на проектот треба да ги обезбедиме хардверската и системската инфраструктура за хостирање заедно со потребните лиценци за бази, оперативни системи итн или треба да обезбедиме outsourcing хостирање и ако е тоа така, тогаш како планирате и од кого да бараме да се покријат трошоците кои ќе се јават за време на неговата експлоатација по активирањето (хостинг, одржување, миграции, евентуални додатни обуки итн), кога проектот е предвиден да ги покрие само трошоците за развој и имплементација?

Секоја општина е сопственик на својот систем или својот дел од системот и е одговорна да обезбеди поддршка на почетокот и одржливост на долг рок на своето решение.

 При евалуацијата на предлог проектите за селекција на имплементатор, меѓу другото, ќе се цени и “тотал cost of ownership” на предложеното решение на среден и долг рок, односно вкупниот број потребни лиценци, ресурси, капацитети, трошоци за одржување за долгорочно поседување и функционирање на решението.

 Доколку смета за потребно, апликантот може во предлог буџетот да алоцира средства за: иницијална хардверската и системската инфраструктура за хостирање, облак инфраструктура, потребни лиценци за бази, оперативни системи и друга потребна иницијална инфраструктура во буџетската ставка “оперативни трошоци” и “други трошоци поврзани со проектот”.

 Доколку една или повеќе од пилот општините, во моментот на завршување на проектот, немаат технички услови за спроведување на решението, апликантот може да понуди и договор за регулирање на условите, односно за времено отстапување на свои (или изнајмени) капацитети за функционирање на решението во определен временски период, во кој пилот општините треба да ги спроведат сите технички услови за преземање и користење на истото. Трошоците за ваквото отстапување/користење на капацитети што не се на општините се подобен трошок во предложениот буџет и ќе биде предвиден како еднократна исплата кон апликантот и/или друг правен субјект, провајдер на овие услуги. Притоа, преземањето на решението од времената инфраструктура, кон општинската, по истек на договорот, не може да биде предмет на надомест односно ќе биде бесплатно, како и за сите останати општини (вон пилот групата).

Дали треба да понудиме одреден гарантен перид за решението кое го нудиме?

Истото не е побарано согласно условите на јавниот повик меѓутоа во процесот на евалуација меѓу другото ќе се оценува и дали понудувачот понудил одреден временски период како гарантен период односно ќе се оценуваат сите бенефиции кои понудувачот ги нуди на општините по имплементација на решението.

Со оглед на тоа дека во секоја од пилот општините постојат повеќе јавни претпријатија, дали вторo наведената апликацијата од Јавниот повик треба да биде унифицирана за сите нив, или треба да се изработат посебни апликации за секое од јавните претпријатија? Во случај  на унифицирана апликација, потребна ќе биде периодична комуникација меѓу претпријатијата и назначен оператор за одржување на апликацијата, со цел да се  ажурираат базите на податоци. Одговорот на ова прашање е важен, со оглед на тоа дека во некои jавни претпријатија од пилотопштините веќе постојат апликации за електронско плаќање.

Доколку во некоја од општините постои систем за онлајн плаќање на некоја од услугите, и доколку сервисот е квалитетен и доверлив, односно општината е задоволна од работата, доволно е да се интегрира постојниот систем (преку хиперлинк или преку подлабока интеграција) во новата платформа која ќе ги опфаќа и сите други плаќања. Доколку стариот сервис е незадоволителен, треба да се направи нов. 

Доколку се прифатливи двата начина на работа  (т.е. изработка на една заедничка апликација и изработка на посебни апликации), тогаш која понуда повеќе ќе се цени при евалуацијата?

Ќе се цени она понудено решение кое е поефикасно, поекономично, постабилно, по-робусно и по-одржливо во иднина.